FRASA.ID, SAMARINDA-Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur menekankan pentingnya peran kearsipan sebagai alat pembuktian dalam kepentingan tertentu seperti penyelesaian masalah hukum.
Pelaksana harian (Plh) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim, Taufik, mengatakan dokumen-dokumen arsip dapat diperlukan di kemudian hari sebagai landasan sebuah program atau penyelesaian persoalan hukum.
“Dokumen-dokumen arsip dapat menjadi bukti yang sah di mata hukum. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan tertib,” kata Taufik di Samarinda.
Taufik menjelaskan, arsip dapat menjadi alat bukti dalam berbagai kasus hukum, seperti kasus korupsi, kasus perdata, dan kasus pidana. Arsip dapat digunakan untuk membuktikan adanya suatu peristiwa, tindakan, atau perbuatan.
“Arsip juga dapat digunakan untuk membuktikan kebenaran atau kesalahan suatu pihak dalam suatu perkara,” kata Taufik.
Taufik mengimbau kepada seluruh instansi di lingkungan pemerintahan provinsi untuk tertib dalam mengelola arsip. Arsip harus disimpan dengan baik dan aman, serta dilengkapi dengan informasi yang lengkap.
“Kami juga akan terus melakukan sosialisasi kepada masyarakat tentang pentingnya kearsipan,” kata Taufik.
Taufik berharap, dengan tertibnya pengelolaan arsip, maka arsip dapat berperan secara maksimal sebagai alat pembuktian dalam kepentingan tertentu.
Oleh karena itu katanya dokumen arsip harus dikelola dengan baik oleh setiap instansi.
Ia menyebutkan kebanyakan alat bukti dalam bentuk arsip ini tidak dikelola dengan baik, itu masalahnya.
Menurutnya tidak hanya dokumen atau arsip milik instansi pemerintah, DPK Kaltim juga menyoroti arsip milik perorangan atau keluarga yang juga perlu dijaga.
Ia juga menyebutkan arsip pribadi maupun keluarga juga bernilai penting terkait dengan kepastian hukum dan legalitas hak milik yang kuat apabila terdokumentasi dengan baik.
“Untuk arsip perorangan kita juga himbau dalam bentuk sosialisasi, karena semuanya lagi-lagi berhubungan dengan alat pembuktian,” katanya.
Dikemukakannya guna meningkatkan kualitas tata kelola arsip di Kalimantan Timur, DPK Kaltim telah mensosialisasikan kearsipan berbasis elektronik melalui aplikasi Srikandi.
“Srikandi merupakan sistem pengarsipan berbasis digital yang dapat meminimalisir kehilangan dan kerusakan dokumen,” ucapnya.
Taufik menambahkan aplikasi tersebut telah disosialisasikan kepada seluruh sekolah tingkat SMA, SMK dan SLB Negeri se-Provinsi Kaltim. (ADV)
