FRASA.ID, SAMARINDA- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) meminta kepada seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) dan perseorangan untuk lebih memperhatikan pengelolaan arsip mereka. Pengelolaan arsip yang baik juga dapat membantu menjaga memori bangsa.

Arsip merupakan saksi bisu perjalanan sejarah suatu bangsa. Dengan menjaga arsip dengan baik, dapat menjaga warisan sejarah bangsa untuk generasi mendatang. Pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab bersama. Baik OPD, perseorangan, maupun masyarakat umum perlu berperan aktif dalam menjaga dan memelihara arsip.

Dengan pengelolaan arsip yang baik, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, melindungi aset, dan menjaga memori bangsa.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Muhammad Syafranuddin mengatakan, arsip merupakan dokumen administrasi, bukti autentik, ataupun dokumen sejarah yang sangat bernilai. Oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara terstruktur.

“Arsip memiliki banyak fungsi, di antaranya sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan,” ungkap Syafranuddin

Menurutnya, saat ini masih banyak masyarakat maupun pemerintah yang menganggap remeh pengeloaan dan penataan arsip ini.

“Oleh karena itu, sayang sekali jika saat ini masih banyak yang menganggap arsip sesuatu yang tidak bernilai harganya,” imbuhnya.

Lebih lanjut, Syafranuddin menjelaskan pengelolaan arsip yang baik dan benar dapat memberikan manfaat yang besar bagi OPD maupun perseorangan. Bagi OPD, pengelolaan arsip yang baik dapat mendukung kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian, dan pengendalian suatu kegiatan. Sedangkan bagi perseorangan, pengelolaan arsip yang baik dapat menjadi sumber informasi dan bukti autentik atas suatu peristiwa.

“Generasi mendatang tidak akan mengetahui apa yang telah terjadi di masa lampau. Sehingga arsip ini merupakan bukti autentik pada sebuah sejarah,” terangnya.

Untuk mewujudkan tata kelola kearsipan daerah yang baik dan benar, Syafranuddin meminta agar seluruh OPD dapat berkolaborasi dalam upaya menjaga dan melindungi arsip daerah.

“DPK Kaltim selalu siap memberi ruang kepada seluruh stakeholder ataupun instansi pendidikan, terhadap pemeliharaan arsip sebagai wadah literatur, agar penyelamatan arsip daerah dapat berjalan maksimal,” pungkasnya.

Saran untuk Meningkatkan Pengelolaan Arsip

Berikut ini adalah beberapa saran untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Kalimantan Timur:

Pendidikan dan pelatihan kearsipan
Pendidikan dan pelatihan kearsipan perlu diberikan kepada seluruh OPD dan masyarakat umum. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik.

Pembuatan regulasi kearsipan yang jelas
Regulasi kearsipan yang jelas perlu dibuat untuk mengatur pengelolaan arsip di Kalimantan Timur. Regulasi ini harus mencakup semua aspek pengelolaan arsip, mulai dari pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga pemusnahan.

Peningkatan anggaran kearsipan
Peningkatan anggaran kearsipan perlu dilakukan untuk mendukung pengelolaan arsip yang baik. Anggaran ini dapat digunakan untuk pengadaan sarana dan prasarana kearsipan, serta untuk pelatihan dan pengembangan SDM kearsipan.

Kerja sama antar lembaga
Kerja sama antar lembaga perlu dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan arsip. Kerja sama ini dapat dilakukan antara DPK Kaltim dengan OPD, lembaga pendidikan, dan masyarakat umum.

Dengan meningkatkan pengelolaan arsip, maka Kalimantan Timur dapat menjaga memori bangsa dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. (ADV)