FRASA.ID, BONTANG- Arsip memiliki fungsi untuk mendukung proses pengembalian keputusan dan perencanaan, mendukung pengawasan, serta sebagai alat bukti dan pusat ingatan. Sedangkan untuk media arsip berupa tekstual atau kertas yang biasa berbentuk surat, laporan, dan nota. Kemudian ada kartografi yang contohnya dalam bentuk peta, chart, desain bangunan.
Demikian Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang, Retno Febriaryanti membeberkan beberapa fungsi dan tujuan kearsipan, Sabtu (4/11/2023).
“Sementara untuk peran arsip sendiri sebagai pusat informasi, sumber sejarah, sumber dokumentasi, dan bukti resmi dalam sebuah penyimpanan berkas,” imbuhnya.
Selain itu, arsip juga ada dalam bentuk kaset atau CD. Kemudian audio visual seperti film atau DVD. “Kalau arsip digital ini seperti email dan arsip yanga da dalam aplikasi komputer sementara untuk produk IT contoh dalam bentuk disket, flashdisk,” ucapnya.
Lebih lanjut, Retno menyebutkan bahwa kearsipan memiliki tujuan menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan.
Selain itu, kearsipan juga memiliki tujuan yakni menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Kemudian menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
“Arsip juga menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya,” imbuhnya.
Diketahui, Peraturan Wali Kota (Perwali) Bontang Nomor 4 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang, Perwali Bontang Nomor 17 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Kearsipan. (Advertorial)
