FRASA.ID, BALIKPAPAN- Pemerintah Kota (Pemkot) Balikpapan berupaya bekerja dengan efektif dan efisien, khususnya dalam penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah.
Salah satunya dengan menerbitkan Surat Edaran (SE) Wali Kota Balikpapan Nomor 045/0979/Dispustakar, tentang Percepatan Peningkatan Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemkot Balikpapan. SE tersebut diterbitkan sejak 10 Juli 2023.
Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) Kota Balikpapan Anytha Eva Maria mengatakan, instruksi itu berupa arahan untuk melakukan pemusnahan arsip, sebagai salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip. Sehingga penyelenggaraan kearsipan menjadi efektif dan efisien.
“Pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi arsip dari penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna,” ujar Anytha, ditemui di Dispustakar Kota Balikpapan, Selasa (31/10/2023).
Ia mengatakan, melalui SE Wali Kota Balikpapa H Rahmad Mas’ud tersebut, pihaknya telah melaksanakan pemusnahan arsip dua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di lingkungan Pemkot Balikpapan.
Yang pertama, yakni Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) Kota Balikpapan. Pihaknya memberikan pendampingan dalam memusnahkan sebanyak 3.950 Arsip Keuangan dan Kepegawaian.
Prosesnya telah melalui tahapan prosedur dokumen pemusnahan arsip sesuai aturan kearsipan, sehingga dapat menjadi percontohan bagi perangkat daerah lainnya dalam melaksanakan pemusnahan arsip di Kota Balikpapan.
Pemusnahan arsip itu juga ditandai dengan penandatanganan berita acara serta simbolis lemusnahan arsip kepegawaian dan keuangan, tahun 2014 sampai dengan tahun 2016, di kantor Disnaker, 8 September 2023.
Adapun OPD kedua yang telah melaksanakan kegiatan serupa, yakni Dinas Lingkungan Hidup (DLH) Kota Balikpapan.
DLH melaksanakan pemusnahan arsip keuangan tahun 2015 dari Dinas Kebersihan, Pertamanan dan Permakaman (DKPP). Pasalnya fungsi kebersihan DKPP telah melebur dan masuk menjadi tugas fungsi DLH sejak tahun 2017.
“Ada dua OPD yang sudah kami lakukan pendampingan pemusnahan arsip. Selanjutnya yang sedang dalam proses, yakni Kecamatan Balikpapan Timur. Mudahan mereka bisa melaksanakan percepatan penyusutan arsip dalam tahun ini sesuai arahan SE Wali Kota,” ulasnya. (ADV)
