FRASA.ID, KUTAI TIMUR- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kutai Timur (Dispusip Kutim) selama dua hari memberikan sosialisasi pada 15 hingga 16 November 2023 di Kota Samarinda. Acara berlangsung di Swiss-Belhotel Borneo Samarinda, Jalan Mulawarman, Kota Samarinda, Provinsi Kalimantan Timur.
Pada hari kedua kali ini, Peraturan Bupati (Perbup) Nomor 53 Tahun 2023 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Pemerintah Daerah. Serta Perbup Nomor 61 Tahun 2023 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah disosialisasikan.
Mewakili Wakil Bupati Kutim Kasmidi Bulang yang telah membuka acara pada hari sebelumnya, hadir Plt Asisten III Bidang Administrasi Umum (Admum) Sekkab Kutim Sudirman Latif. Sebagaimana yang telah kita ketahui, perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan penyimpanan dan pengelolaan arsip semakin meningkat.
“Seiring dengan perkembangan zaman,” kata Sudirman, Kamis (16/11/2023) di awal sambutannya.
Dilanjutkannya, Pemerintah Daerah melalui Peraturan Bupati yang baru berupaya untuk memperbaharui dan meningkatkan sistem informasi kearsipan dinamis yang telah ada sebelumnya.
Dalam rangka peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan untuk mendukung sistem pemerintahan berbasis elektronik. Agar setiap informasi kearsipan terekam dengan baik dan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa, perlu ada pedoman penerapan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi.
Perbup Nomor 53 Tahun 2023 untuk memberi kemudahan, ketertiban, kepastian, dan efektifitas atas penyelenggaraan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi (SRIKANDI). “Tujuannya untuk mendukung terselenggaranya SRIKANDI secara baik sehingga terwujud tata kelola pemerintahan yang bersih dan efektif,” terangnya.
Sudirman mengatakan juga, aplikasi SRIKANDI adalah aplikasi yang diluncurkan pemerintah sebagai aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik.
Kemudian, arsip juga merupakan sumber informasi yang autentik, utuh dan terpercaya. Sehingga setiap Perangkat Daerah wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip. Tujuan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis adalah untuk mewujudkan layanan arsip yang cepat, tepat dan aman.
Dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis dan kemudahan akses arsip bagi publik serta perlindungan terhadap keamanannya, perlu adanya klasifikasi atau pengaturan terhadap akses arsip dinamis di lingkungan pemerintah Kabupaten Kutim.
Sudirman menegaskan, untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak dan untuk melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan.
Oleh karena itu, melalui sosialisasi ini, Pemerintah Daerah berharap para peserta dapat memahami isi dari Peraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2023 dan Nomor 61 Tahun 2023 ini dengan baik.
“Kami juga berharap para peserta dapat menyebarkan informasi dan pengetahuan ini kepada rekan-rekan kerja dan lingkungan sekitar agar dapat diimplementasikan dengan baik,” tegasnya.
Dengan mengimplementasikan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi ini dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, saya yakin akan memberikan banyak manfaat bagi kemajuan daerah kita. Di samping itu, sistem ini juga akan membantu dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip, mempermudah akses informasi, dan meningkatkan kinerja semua pihak terkait.
Terlepas dari semua manfaat dan harapan tersebut, Pemkab Kutim sadar bahwa perubahan dan adaptasi terkadang tidak mudah. Oleh karena itu, pihaknya berharap kerjasama dan partisipasi aktif dari semua pihak terkait dalam menghadapi perubahan dan menerapkan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi ini.
“Saya berharap sosialisasi ini dapat menjadi momentum untuk perubahan yang lebih baik di bidang kearsipan dinamis di wilayah kita,” pungkas Sudirman.
Dengan begitu, dapat mencapai kemajuan yang berkelanjutan dalam rangka menata Kutim sejahtera untuk semua dan meraih hasil yang lebih optimal. “Dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip,” sambungnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim Manajemen Ayub menyatakan, bahwa sosialisasi ini merupakan bagian penting yang harus disampaikan kepada seluruh organisasi pemerintah daerah (OPD) Kabupaten Kutim dalam proses pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan daerah.
Acara yang terselenggara dalam dua hari tersebut mensosialisasikan Perda Nomor 2 tahun 2023, Peraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2023 dan Peraturan Bupati Nomor 61 Tahun 2023 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Daerah.
“Karena arsip adalah suatu hal yang sangat penting termasuk aset di wilayah Kutim, sehingga perlu pengelolaan yang lebih baik ke depan. Kita libatkan semua OPD hingga kecamatan dalam acara sosialisasi ini,” ujarnya.
Ayub, sapaan akrabnya, mengapresiasi seluruh peserta yang hadir dalam mengikuti kegiatan sosialisasi kali ini.
“Kami apresiasi juga seluruh panitia yang sudah menyiapkan acara ini semoga sosialisasi ini berjalan lancar dan kita dapat menyerap ilmu yang akan disampaikan oleh para narasumber,” jelasnya. (ADV)
