FRASA.ID, BALIKPAPAN- Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) Kota Balikpapan sedang melaksanakan program Singa Sipit.
Ya, program ini merupakan akronim dari Optimalisasi Peningkatan Penyusutan Arsip melalui Pengawasan Kearsipan Internal Kota Balikpapan.
Tim Singa Sipit langsung dipimpin Kepala Dispustakar Kota Balikpapan Elvin Junaedi dan melibatkan Sekretaris Dispustakar Kota Balikpapan Mufidah Hayati, serta Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Dispustakar Kota Balikpapan Anytha Eva Maria.
Anytha Eva Maria menjelaskan, program ini untuk melaksanakan Peraturan Daerah (Perda) Kota Balikpapan Nomor 2 tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan.
Regulasi itu dilengkapi dengan Peraturan Wali Kota (Perwali) Balikpapan Nomor 10 tahun 2020 tentang Pedoman Penyusutan di lingkungan Pemkot Balikpapan.
“Ada beberapa cara penyusutan arsip. Misalnya dengan pemindahan arsip inaktif (telah melewati jadwal retensi atau jangka waktu penyimpanan arsip), dari unit pengolah menuju unit kearsipan,” ujar Anytha, ditemui di Dispustakar Kota Balikpapan, Sabtu (18/11/2023).
“Bisa juga dengan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, atau penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Dalam hal ini yakni Dispustakar Kota Balikpapan,” sambungnya.
Menurutnya, penyusutan arsip untuk setiap perangkat daerah perlu dilaksanakan, karena setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) melaksanakan kegiatan administrasi yang menghasilkan arsip.
“Seiring berjalannya aktivitas, maka volume arsip akan semakin bertambah yang berakibat terjadinya penumpukan arsip, apa bila tidak dilakukan pengelolaan dengan baik,” ungkapnya.
Adapun proses pemindahan arsip inaktif dari perangkat daerah ke LKD, prosesnya akan dilaksanakan dengan disertai berita acara.
“Hal itu dilakukan agar jelas tanggung jawab masing-masing unit (perangkat daerah dan LKD), dan untuk menghindari masalah yang timbul kemudian hari,” ungkapnya.
Sementara itu, pemusnahan arsip menjadi pilihan kedua dalam rangka penyusutan arsip. Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan sebelumnya. Misalnya, pemusnahan menjadi tanggung jawab pimpinan perangkat daerah.
Adapun pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah melalui masa retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jangka Retensi Arsip (JRA).
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Prosedur pemusnahan arsip juga sudah diatur sedemikian rupa. Pertama dengan pembentukan panitia penilaian arsip yang melakukan penyeleksian arsip.
“Jika pencipta arsip atau suatu perangkat daerah belum mempunyai JRA saat ingin memusnahkan arsip, maka harus melalui prosedur persetujuan (rekomendasi) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,” katanya.
Melalui prosedur Singa Sipit itu, ada beberapa manfaat dari penyusutan arsip bagi perangkat daerah. Antara lain, mengurangi jumlah arsip, tertatanya arsip dinamis, efisiensi ruang kerja, peralatan dan tenaga maupun dana.
“Selain itu juga bisa saja menyelamatkan arsip yang berdaya guna sekunder, sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Selain itu memudahkan menemukan kembali arsip yang tersimpan dan diperlukan serta menyelamatkan arsip dari penyalahgunaan arsip oleh pihak tidak bertanggung jawab,” urainya.
Ia berharap, perangkat daerah dapat melaksanakan penyusutan arsip untuk efisiensi kinerja kearsipan, seperti yang tertuang dalam arahan Wali Kota Balikpapan, Rahmad Mas’ud. (ADV)
