FRASA.ID, KUTAI KARTANEGARA- Tenaga arsip dari Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara siap menerapkan pengelolaan arsip tertutup di kantornya.

Arsip tertutup yang bersifat rahasia dan tertutup, tidak bisa diakses oleh sembarangan pihak. Agar tidak tertukar atau keliru, pengelolaannya pun harus dibedakan. Diarpus Kutai Kartanegara pun akan memberi label tersendiri.

Diarpus Kutai Kartanegara telah siap menerapkannya dalam bidang kearsipan di tempat mereka. Termasuk membedakan antara arsip statis biasa dan arsip statis tertutup. Sebab pengelolaan dan penataannya pun harus dibedakan.

Kepala Bidang Bidang Pengelolaan, Pemanfaatan Dan Pelayanan Kearsipan (P3K) Varia Fadillah menyebut pihaknya termasuk memiliki cukup banyak arsip tertutup.  Meski belum semua terdata dengan baik.

“Banyak jenis-jenis arsip tertutup lainnya. Tapi kami akan melakukan penelusuran dan penilaian terlebih dahulu. Cuma yang disebut tadi ada tiga. Di antaranya arsip gafatar arsip ex pki arsip tentang robohnya jembatan mahakam,” ujar Varia Fadillah, Sabtu (2/12/2023).

“Kemudian arsip Covid-19. Ada beberapa di antara Arsip Covid-19 itu masuk dalam kategori arsip tertutup yang tidak boleh dibuka,” lanjutnya.

Untuk terus mewujudkan tertib pengelolaan arsip, ke depan, Varia Fadillah mengaku pihaknya akan mulai melakukan penataan dan pengelolaan arsip tertutup miliknya.

Ini akan dilakukan secara terpisah dengan membuat panitia dan tim khusus untuk menilai arsip dengan jadwal retensi arsip serta membuat pertimbangan. Varia Fadillah bilang arsip tertutup akan dibedakan secara fisik dengan pe-label-an.

“Dibedakan. Nah kita tadi terbagi. Kalau untuk arsip biasa tidak pakai kode. Box arsip nya itu. Nah kalau arsip tertutup ditambah kode di box arsipnya. Misalnya dikasi kode merah. Ditempel bulat merah di box arsip. Dikasih label merah,” tandasnya. (ADV)