FRASA.ID, SAMARINDA – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Timur (DPK Kaltim) akan segera mengambil langkah penting dengan rencana penghapusan arsip Dinas Perkebunan pada tahun depan.
Keputusan ini diambil untuk menjaga kelancaran dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen yang telah mengumpul selama bertahun-tahun.
Keputusan ini diambil tentu setelah pertimbangan matang. Adapun arsip-arsip yang akan dimusnahkan adalah yang telah melewati masa simpan dan tidak memiliki nilai historis yang signifikan dengan tenggat waktu sekitar 10 tahun.
Tindakan ini diharapkan akan membantu mengurangi beban penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang tidak diperlukan.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Ana Palyantisari mengatakan saat ini tahapannya masih dalam proses verifikasi.
“Penghapusan arsip ini merupakan bagian dari upaya kami untuk lebih efisien dalam operasional dan pengelolaan dinas. Dokumen yang tidak lagi relevan akan dihapus, sementara yang memiliki nilai historis akan tetap terjaga,” ujar Ana.
Ana menjelaskan, adapun arsip-arsip yang akan dimusnahkan antara lain surat menyurat, laporan keuangan, laporan pelaksanaan kegiatan, dan dokumen lainnya yang tidak memiliki nilai historis yang signifikan.
Pemusnahan arsip akan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan dengan cara dibakar atau dihancurkan.
Ana mengimbau kepada masyarakat yang memiliki informasi atau dokumen penting dari Dinas Perkebunan agar segera menghubungi DPK Kaltim. Dokumen-dokumen tersebut akan diselamatkan dan disimpan di DPK Kaltim.
“Kami harap masyarakat dapat membantu kami dalam upaya pelestarian arsip. Dokumen-dokumen penting ini merupakan warisan sejarah yang harus dijaga dan dilestarikan,” ujar Ana.
Penghapusan arsip ini juga akan mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan dokumen pemerintah. DPK Kaltim berencana untuk menjalankan proses ini dengan penuh transparansi dan akuntabilitas.
“Arsip yang diajukan sebanyak sekitar kurang lebih 6000-an arsip. Meski jumlah itu belum pasti. Karena hasilnya akan keluar setelah proses verifikasi usai,” katanya.
Namun, pihak DPK Kaltim juga memberikan peringatan penting kepada pihak-pihak terkait untuk melakukan pemeriksaan ulang terhadap dokumen yang mereka anggap penting.
Bila ada dokumen yang dirasa memiliki nilai historis atau legal, maka harus segera diajukan untuk penyelamatan. Penghapusan arsip di DPK Kaltim diharapkan akan memperbaiki efisiensi, transparansi, dan tata kelola dokumen yang lebih baik dalam lingkup dinas tersebut.
“Rencana ini merupakan langkah strategis yang diambil untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat Kalimantan Timur,” tutupnya. (ADV)
