FRASA.ID, SAMARINDA- Arsip memiliki fungsi sebagai bukti dan sumber informasi yang dapat digunakan untuk kepentingan di masa depan. Oleh karena itu, arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta.
Arsip juga mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Menurut Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) Dyayadi, arsip merupakan sumber kekayaan yang sangat berharga dalam kehidupan masyarakat di era digital saat ini.
“Kalau untuk kita pribadi saja tidak ada (arsip) yang tidak penting, seperti akte kelahiran kalau kita mau masuk sekolah, paspor kalau kita mau bepergian ke luar negeri,” ujar Dyayadi, dalam kesempatan dialog di Kantor Bidang Pengelolaan Kearsipan DPK Kaltim, Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang.
Arsip jelas dia, merupakan pusat ingatan setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
“Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja,” katanya.
Dijelaskannya, melalui arsip masyarakat dapat mengetahui semua informasi tentang keberhasilan, kegagalan ataupun penyimpangan dalam suatu kegiatan pembangunan.
Namun sayangnya kata Dyayadi, bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut. Karena itu, dipandang perlu untuk memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Dia kemudian mengingatkan, dalam pengelolaan arsip terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Antara lain terdapat pengelolaan arsip yang efektif, berdaya guna dan berhasil guna serta evaluasi yang senantiasa dilakukan terhadap pelaksanaannya.
“Oleh karena itu DPK Kaltim sebagai kepanjangan tangan dari Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kaltim mempunyai peranan yang sangat penting, tidak saja dalam pelayanan bagi instansi di lingkup pemerintah daerah tetapi juga dituntut peran aktif dalam pelayanan kepada masyarakat dalam upaya pelestarian memori kolektif dan jati diri daerah,” tutup Dyayadi. (ADV)
